Bedrijfsvoeringsparagraaf

Bedrijfsvoeringsparagraaf

Bedrijfsvoeringsparagraaf

Bedrijfsvoering

Voortgang prestaties

Hoofd / sub-Doelstelling

Prestaties

1. Bedrijfsvoering ondersteunt effectief de realisatie van de doelen van de gemeente

1.1 Eigentijdse en gastvrije dienstverlening
1.2 Duurzaam en flexibel inzetbaar personeel
1.3 Duurzame en toekomstbestendige huisvesting
1.4 Onze organisatie is in control
1.5 Digitale transformatie

2
5

4
3

3

2
2

Totaal

14

7

Hoofddoelstelling 1.    Bedrijfsvoering ondersteunt effectief de realisatie van de doelen van de gemeente

Doelstelling 1.1      Eigentijdse en gastvrije dienstverlening

Prestatie

1 .1.2. We geven direct en goed antwoord
Onze frontoffice helpt inwoners en ondernemers zo veel als mogelijk in één keer goed.
In 2018 zijn we gestart met de inrichting van de eerstelijns dienstverlening naar domeinen. Belangrijke randvoorwaarde is dat de burger één loket ervaart. In het vernieuwde stadhuis komen vanaf 2020 de dienstverlening van het stadhuis en die van het Activerium fysiek samen.
Toelichting
We kunnen dit op dit moment echter niet goed meten. Met de invoering van het nieuwe zaaksysteem, die eind 2020 start bij het eerste organisatieonderdeel, wordt het beter mogelijk om te meten hoeveel vragen de frontoffice direct en goed beantwoord.
Bijsturingsmaatregelen
Verdere uitrol van het nieuwe zaaksysteem.

1.1.4. We zijn goed telefonisch bereikbaar

Onze medewerkers zijn goed telefonisch bereikbaar volgens de kaders die wij daarvoor hebben. Eind 2018 is uit onderzoek naar de telefonische bereikbaarheid van de individuele medewerkers van de gemeente Apeldoorn gebleken dat techniek en organisatie sinds 2016 sterk zijn verbeterd. In houding en gedrag zijn ook duidelijk verbeteringen merkbaar. Een aantal aspecten (vooral tijdig terugbellen) kan en moet echter nog verder verbeteren.

Met het nieuwe zaaksysteem wordt het in 2020 mogelijk om continu te meten of we tijdig terugbellen naar aanleiding van terugbelnotities.

Toelichting
Terugbelnotities worden niet eind 2020 maar begin 2021 ingevoerd voor organisatiebreed gebruik. Zo wordt voorkomen dat in de inrichting van het nieuwe zaaksysteem in korte tijd veel dubbel werk moet worden gedaan in verband met de organisatieverandering per 1 januari 2021. De voorbereidingen worden wel in 2020 getroffen.
Bijsturingsmaatregelen

N.v.t.

1.1.5.We monitoren onze dienstverlening
Wij meten hoe tevreden inwoners en ondernemers zijn over onze dienstverlening. Op basis daarvan zetten wij verbeteringen in. Ons doel is dat onze klanten onze dienstverlening hoger beoordelen na deze collegeperiode.

In 2018 waardeerde 85% van onze klanten onze publieksdienstverlening aan de balie met een goed (6% matig en 9% slecht). Onze publieksdienstverlening aan de telefoon werd door 53% van onze klanten met een goed beoordeeld.

Voor de publieksdienstverlening aan de balie en aan de telefoon maken we het beeld compleet door het klanttevredenheidsonderzoek uit te breiden naar alle domeinen binnen de domeingerichte dienstverlening.
Toelichting
Het klanttevredenheidsonderzoek aan de telefoon is per 2 juni 2020 hervat. Het zal even duren voordat we voldoende response hebben voor betrouwbare en representatieve resultaten. Hoe lang dat duurt hangt af van het aantal bellers dat medewerking verleent aan het klanttevredenheidsonderzoek.
Bijsturingsmaatregelen

N.v.t.

Doelstelling 1.3      Duurzame en toekomstbestendige huisvesting

1.3.1. We werken in een duurzaam en toekomstbestendig stadhuis
In het verbouwde stadhuis richten we het klantontvangstconcept op een open en transparante wijze in. We zorgen hierbij voor een veilige werkomgeving voor onze medewerkers.
Toelichting
Het ontvangstconcept is geïmplementeerd. In de komende maanden wordt nog gekeken naar een optimale invulling van de spreekplekken. Door de coronacrises loopt dit proces vertraging op.
Bijsturingsmaatregelen
N.v.t.

1.3.2. Prestatie 2. We ontwikkelen de  CMO-locaties
We maken uniforme facilitaire dienstverleningsafspraken, waarbij het uitgangspunt is dat de afspraken passen binnen de kaders duurzame en toekomstbestendige huisvesting
Toelichting
De nieuwe werklocaties van Samen055 hebben in de uitvoering vertraging opgelopen. In juni wordt de 1e Samen055-locatie opgeleverd en wordt de aanzet gemaakt in de dienstverleningsafspraken. De laatste locatie zal in 2022 worden opgeleverd.
Bijsturingsmaatregelen
N.v.t.

Doelstelling 1.4      Onze organisatie is in control

1.4.1..  We werken continu aan risicomanagement
In 2020 hebben we binnen alle eenheden, op basis van de MPB, de financiële en ook niet-financiële risico’s helder. We benaderen risicomanagement meer vanuit een positieve invalshoek wat wil zeggen dat we soms bewust zekere risico’s nemen om bepaalde doelen te halen (risk appetite). Daarnaast werken we in 2020 de effecten van de beheersmaatregelen verder uit. In 2021 hebben we een overzicht van de effecten van de beheersmaatregelen van de top-risico’s en van de financiële risico’s.
In 2019 hadden we zeven toprisico’s die voldoen aan de criteria voor toprisico’s (zie nota risicomanagement). We voeren in 2020 op alle toprisico’s expliciet en systematisch het gesprek en organiseren voor de belangrijkste risico’s risicosessies.
Toelichting
Door de coronacrisis is het in de afgelopen maanden niet mogelijk geweest om brede risicosessies te organiseren. De systematiek van risicosessies vereist fysieke ontmoeting.

Bijsturingsmaatregelen
In de komende maanden wordt het aantal risicosessies geïnventariseerd. Daarnaast wordt het onderwerp risicobereidheid doorgeschoven naar 2021 zodat in 2020 nog een inhaalslag kan worden gepleegd op de verdere uitwerking van beheersmaatregelen.

1.4.4. We versterken ons inkoopbeleid
We actualiseren het inkoopbeleid per 1 januari 2020. Vanaf dat moment worden inkoopadviseurs verplicht vooraf ingeschakeld bij de meervoudig onderhandse aanbestedingen waardoor de rechtmatigheid concern breed van aanbestedingen beter geborgd is.
We professionaliseren het contract- en leveranciersmanagement (CLM). In 2020 passen  de CLM methodiek toe op 50 grote en risicovolle contracten.
Toelichting

  • Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is per januari 2020 geactualiseerd. Onderdeel daarvan is het verplicht vooraf inschakelen van de inkoopadviseurs bij de meervoudig onderhandse aanbestedingen waardoor de rechtmatigheid concern breed van aanbestedingen beter geborgd wordt.
  • We leggen de basis voor een uniform inkoopproces voor het gehele concern om inkoop en aanbestedingsrisico’s te verminderen.
  • Het passende moment voor inrichten en toepassen van de CLM methodiek voor 50 grote en risicovolle contracten wordt gekozen in samenhang met het leggen van de basis voor een uniform inkoopproces en wordt niet in 2020 verwacht.

Formatie en bezetting
Ten opzichte van de begroting 2019 is de formatie stabiel op 1.209 fte. Een aantal vacatures wordt tijdelijk flexibel ingevuld vanwege ontwikkeling nieuwe taken, organisatorische ontwikkelingen en incidentele dekking uit subsidies en projectgelden.

2017

2018

2019

30-4-2020

Gemeente Apeldoorn in fte

fte

fte

fte

turap

Formatie

1.161

1.167

1.209

1.209

Bezetting

1.175

1.186

1.203

1.217

Ruimte

-14

-20

6

-8

Formatiecijfers: De formatiecijfers zijn exclusief Loopbaancentrum en Raadsgriffie.
Bezettingscijfers: Het overzicht geeft de bezetting op het formatieplan weer. De bezettingscijfers zijn inclusief medewerkers in vaste en tijdelijke dienst, medewerkers die bovenformatief in de eenheden geplaatst zijn, medewerkers met een proefplaatsing, re-integratie kandidaten en HPK’ers. De bezettingscijfers zijn exclusief BBL- medewerkers

Externe inhuur
Externe inhuur wordt met name gebruikt voor tijdelijke ondersteuning binnen de diverse eenheden, omdat er tijdelijke taken uitgevoerd moeten worden, als tijdelijke vervanging bij ziekte en bij taken die op termijn niet structureel door de gemeente uitgevoerd zullen worden. Inzet van tijdelijke projectleiders wordt bekostigd uit projectgelden. De inhuur per peilmoment 30-04-2020 bedraagt 168,13 fte en is afgenomen met 19,86 fte ten opzichte van peilmoment 31-12-2019. Afgesproken is dat het aandeel van inhuur concern breed onder 15% van de gehele populatie blijft. De inzet is om tijdelijke taken die van langdurigere aard zijn, waar mogelijk, via de reguliere bezetting in te vullen. Het aandeel van inhuurkrachten op de gehele populatie bedraagt per 30-04-2020: 12,14%.

Quotum
Volgens de VNG-richtlijnen moet Apeldoorn in de periode vanaf 1 januari 2013 tot aan 1 januari 2023 46 Quotum-banen hebben gerealiseerd. Apeldoorn is een sociale werkgever en laat dit zien door medewerkers met een arbeidsbeperking, met een afstand tot de arbeidsmarkt en lagere of beperkte opleiding, ruimte te geven binnen de organisatie. Hetzij door het opdoen van werkervaring dan wel gedetacheerd of in een reguliere baan. De Quotumwet legt de banenafspraak vast en bepaalt op welke manier het totaal aantal banen wordt gemeten. Indien de afspraken niet worden gehaald en het aantal beloofde banen er op termijn niet is gekomen, wordt een quotumregeling of quotumheffing geactiveerd. Uitgaande van de gerealiseerde 120,77** banen, voldoet de gemeente Apeldoorn als werkgever op dit moment ruimschoots aan de norm van 46 banen.

Quotum

Felua

31-12-2016

31-12-2017

31-12-2018

31-12-2019

30-4-2020

fte

aantal

fte

aantal

fte

aantal

fte

aantal

fte

aantal

Quotum*

109,00

83

114,65

91

113,55

90

120,77

91

120,77

91

* Kengetallen van Quotum medewerkers worden sinds september 2016 door de Feluagroep aan de gemeente Apeldoorn geleverd.
** De Quotum wet hanteert een 25,5-urige werkweek als een fulltime garantiebaan.

Ziekteverzuim
In 2019 zagen we een geleidelijke afname in het verzuimpercentage ten opzichte van 2018. Extra inzet op het doorgaans lastig beïnvloedbare middellange en langdurige verzuim heeft in de tweede helft van 2019 z’n vruchten afgeworpen. Het verzuim daalde in de laatste maanden van 2019 tot ruim onder de 5%. In het eerste kwartaal van 2020 is het verzuimpercentage 5,3%. Een aanzienlijk verschil met hetzelfde kwartaal in 2018 (7,1%) en 2019 (6,1%).

Jaar

verzuim-%
1e kwartaal

verzuim-%
jaar

2017

5,1%

4,9%

2018

7,1%

5,8%

2019

6,1%

5,3%

2020

5,3%

We zien in de eerste maanden van het tweede kwartaal van 2020 een aanzienlijke daling in het verzuim. Uit een nadere analyse moet blijken of het thuiswerken in verband met de Corona-maatregelen effect heeft op het verzuim.

ga terug
Deze pagina is gebouwd op 08/20/2020 10:17:48 met de export van 08/20/2020 10:12:20