Investeringen/projecten | 1e Tussentijdse rapportage 2020

Financiële afwijkingen grote investeringsprojecten

Project	Budgetten (* € 1 mln)			Risicoprofiel				Beheersing
	Krediet	Exploitatie structureel	Exploitatie incidenteel	Financiën	Tijd	Doelen	Imago	Risico	Projectmatig	Raming
Hoog
Huis van de stad	27	-0,30	4,20	Hoog	Laag	Laag	Laag	Op orde	Op orde	Op orde
Programma binnenstad fase 3 en verder	10,75	0,27	0,50	Hoog	Midden	Midden	Hoog	Op orde	Aandacht	Op orde
Woldhuis 13	0,80	-0,14	0	Hoog	Midden	Midden	Hoog	Op orde	Op orde	Probleem
Tunnel en wegstructuur	27			Hoog	Midden	Laag	Hoog	Op orde	Op orde	Aandacht
Midden
Zwembad Apeldoorn Noord	0,60			Midden	Hoog	Hoog	Hoog	Op orde	Op orde	Op orde
Zwitsal	4		10,18	Midden	Midden	Midden	Midden	Aandacht	Op orde	Op orde
Sporthal Zuiderpark	7,50			Midden	Laag	Laag	Midden	Op orde	Op orde	Aandacht
Huisvesting CMO's	3,50	0,60	0,20	Midden	Laag	Laag	Midden	Op orde	Op orde	Op orde
Grondbedrijf				Midden	Midden	Laag	Laag	Op orde	Op orde	Op orde
Laag
ICT projecten				Laag	Midden	Laag	Midden	Op orde	Op orde	Op orde
Implementatie Samen055		0,40		Laag	Laag	Midden	Midden	Op orde	Aandacht	Op orde
Verduurzaming gemeentelijk vastgoed	9,52	-0,55	0	Laag	Midden	Midden	Laag	Op orde	Aandacht	Op orde
Implementatie omgevingswet			2,30	Laag	Midden	Laag	Laag	Op orde	Op orde	Op orde
Stelsel basisregistraties		0,10	1,50	Laag	Midden	Laag	Laag	Op orde	Op orde	Op orde
Orpheus trekkenwand	1,30	-0,05	0	Laag	Laag	Laag	Midden	Op orde	Op orde	Op orde

Toelichting tabel

In navolging van de eerdere informatie kennen de projecten in de tabel weging op twee onderdelen:

Risicoprofiel

In dit onderdeel is op 4 onderdelen gewogen of het risicoprofiel Hoog, Midden of Laag is. De 4 onderdelen zijn:

Onderdeel	Hoog	Midden	Laag
Financiën	Er is een groot risico op overschrijding en beperkte mogelijkheid tot bijsturing	Er is een financieel risico maar er zijn mogelijkheden om bij te sturen	Slechts in beperkte mate financiële risico’’s aanwezig
Tijd	Project heeft lange doorlooptijd en kent complexe planning met risico op vertraging die grote impact heeft	Project heeft overzichtelijke doorlooptijd en complexiteit is beperkt.	Project heeft korte doorlooptijd en/of is weinig complex in doorlooptijd en afhankelijkheden
Doelen	Doelen dreigen niet gerealiseerd te worden	Doelen deels gerealiseerd	Doel gerealiseerd
Imago	Landelijke publiciteit	Regionale publiciteit	Geen / lokale publiciteit

De inschatting per project is overigens geen exacte wetenschap. Het gaat ook om het ‘gevoel’ dat in het gesprek ontstaat bij de risico’s die er zijn.
Beheersing
Naast een inschatting van de risico’s is ook een eerste beeld gevormd van een aantal aspecten van de projectbeheersing. Deze zijn gekwalificeerd als ‘ op orde’, ‘aandacht’ of ‘probleem’. Het gaat daarbij om de volgende onderdelen:

Risicomanagement: is er voldoende en gestructureerd aandacht voor risico’s en beheersmaatregelen?
Projectmatig werken: wordt dat op een voldoende wijze ingevuld? Zijn de relevante projectdocumenten aanwezig, is de controlfunctie aangehaakt en is projectstructuur ingericht en operationeel inclusief juiste bespreking van rapportages?
Raming: Zijn de ramingen al concreet en gedetailleerd of zitten er nog veel aannames in? Moeten bepaalde ramingen nog verder uitgewerkt worden? Is er beeld op de volledigheid van de raming?

Toelichting op de afwijkingen
Onderstaand is per investering aangegeven welke afwijking er is ten opzichte van de laatste informatie. Deze afwijking is kort toegelicht. Nieuwe investeringen zijn aan het onderdeel “risicovolle projecten” toegevoegd als ze op twee risicocategorieën “midden” scoorden of één van de beheersmaatregelen op “aandacht” stond.

Wijzigingen ten opzichte van vorige rapportage

Categorie HOOG
Het risicoprofiel van de hier genoemde projecten kent geen grote wijziging. Bij twee projecten (Tunnel en Woldhuis 13) is het risicoprofiel bij “tijd” opgeschoven van “laag” naar “midden”. De wijziging geeft echter geen reden tot zorg. Aan de andere kant laten de hier genoemde projecten een positieve ontwikkeling zien op beheersmatige onderdelen zoals risicomanagement en het projectmatig werken.

Huis van de stad

Budget wijkt af. Het tekort op de renovatie van het stadhuis blijft binnen de eerder gemelde bandbreedte, die bandbreedte bedroeg € 0,2 tot € 0,9 miljoen. Als college hebben wij ons best gedaan de overschrijding zo klein mogelijk te houden door zo sober en doelmatig mogelijk te werk te gaan. Op 23 april 2019 hebben wij u gemeld, dat de jaarlijks stijgende bouwkosten (a 7,5 tot 10%) vanaf 2016 een grote rol hebben gespeeld bij het overschrijden van het budget voor de renovatie van het stadhuis. De stijgende prijzen hebben wij deels vooraf kunnen opvangen door binnen het budget de stelpost onvoorzien voor een belangrijk deel in te zetten om de stijgende bouwkosten op te vangen. Tevens zijn tijdens de uitvoering van het project scherpe keuzes gemaakt in het ontwerp en strak gestuurd op contracten met de onderaannemers. Daarnaast heeft het college gezocht naar aanvullende besparingen. Deze hebben wij zowel binnen - als gerelateerd aan het project kunnen realiseren.

Het college heeft gekozen voor een sober ontwerp voor de entree van het stadhuis. Deze wordt dit najaar aangepast, zodat de toegankelijkheid van het gebouw aan de marktzijde verbetert. Met het nieuwe ontwerp bespaart het college € 0,1 miljoen. Daarnaast hebben wij ongeveer € 0,2 miljoen kunnen besparen op de verhuis- en inrichtingskosten.

Toen het college geconfronteerd werd met mogelijke overschrijdingen op het budget, zijn wij direct op zoek gegaan naar manieren om de financiële gevolgen voor onze gemeente zo klein mogelijk te houden. Door scherpe financiële bewaking van het budget en nauwgezette aansturing van het project kon de overschrijding binnen de gemelde bandbreedte gehouden worden. De overschrijding van het stadhuiskrediet is uitgekomen op € 0,8 miljoen, ca. 3% van het krediet. Zouden we deze overschrijding verrekenen met het overschot op de budgetten voor de entree en de verhuis- en inrichtingskosten dan resulteert een netto-overschrijding van € 0,5 miljoen. De structurele financiële gevolgen van deze overschrijding verwerken wij in de komende MPB.

Binnenstad (fase 3 en verder)

De beheersaspecten risicomanagement en raming zijn verschoven van Aandacht naar Op orde.

Voor de projecten Plein van de Stad, rijwielstalling marktplein en Marktstraat/Beekstraat zijn in het kader van de herijking de ramingen op orde gebracht. Daarbij is gewerkt op basis van de uitgangspunten van projectmatig werken, waaronder project start up en risicoanalyses. Alle overige projecten zijn in de wachtstand in afwachting van besluitvorming over de herijking bij de MPB 2021-2024. Als besluitvorming door de raad over de herijking leidt tot een doorstart van projecten, volgt voor die projecten ook een project start up inclusief risicoanalyse.

Woldhuis 13

Het risico op tijd is van Laag naar Midden verschoven gelet op de benodigde langere doorlooptijd met dito kosten, op de subsidievoorwaarden en op de noodzaak tot restauratie vanwege de technische staat van het pand.

Het projectmatig werken is van Aandacht naar Op orde verschoven. Er is een projectgroep aan de orde en er worden periodiek projectrapportages opgesteld. De risicokaart wordt waar nodig geactualiseerd. Gestreefd wordt om de interne inzet zo minimaal mogelijk te laten zijn gelet het risico op Geld en Tijd. Na 1 september 2020 kan het zijn dat het project een herijking met bijbehorende project start up behoeft.

Tunnel en wegstructuur

De score bij tijd is verschoven van laag naar midden.

Categorie MIDDEN
De projecten binnen deze categorie kennen een positieve verschuiving in de beheersmatige aspecten. Deze zitten vooral op het onderdeel “raming”.

Zwembad Apeldoorn Noord
Het onderdeel “raming” is gewijzigd van “aandacht” naar “op orde”. Het voorbereidingskrediet dat nu beschikbaar is, is ruim voldoende voor de activiteiten die dit en volgend jaar uitgevoerd moeten worden. In het najaar van 2020 wordt een voorstel voor vervanging en locatiekeuze aan de gemeenteraad voorgelegd. De raad is hierover via een brief van 9 april 2020 geïnformeerd.
Zwitsal
Er zijn op hoofdlijn geen wijzigingen aan de orde. Wel zijn de risico’s binnen de vastgoedexploitatie groter geworden als gevolg van (mogelijke) huuropzeggingen en de huidige Coronacrisis. Daartegenover staat dat de risico’s van de uitvoering van de openbare ruimte lager zijn geworden omdat de bodemsanering inmiddels is gerealiseerd en nog slechts enkele kleine vlekken in de openbare ruimte aangepast worden. Ook zijn nieuwe (tijdelijke) verhuringen aan de orde.

Huisvesting CMO's
Het onderdeel “raming” is gewijzigd van “aandacht” naar “op orde”. De verbouwing van de Stolp is binnen de raming afgerond. Verwachting is dat ook de verbouwing van Dok Zuid binnen de raming gerealiseerd kan worden. Voor de locatie Zilverschoon loopt er nu een aanbesteding. Onzekere factor is het aandeel omzetbelasting dat gecompenseerd wordt, dat hangt samen met verhouding binnen het uiteindelijk gebruik van de huisvesting.
Grondbedrijf
Verwezen wordt naar de aparte tussentijdse rapportage grondexploitatie.

Categorie LAAG
Deze categorie kent een laag risicoprofiel. Status van de projecten is nauwelijks gewijzigd.

Verduurzaming gemeentelijk vastgoed

Beheersaspect projectmatig werken is verschoven naar aandacht als gevolg van het vertrek van de coördinerend projectleider. Recent is deze functie weer ingevuld, waarmee het projectmatig werken weer op orde kan worden gebracht.